Απλοί τρόποι για να διαχειριστείτε τα ψηφιακά σας στοιχεία

0
Απλοί τρόποι για να διαχειριστείτε τα ψηφιακά σας στοιχεία

Είναι εκπληκτικό το πόσα ψηφιακά στοιχεία αποκτά μια εταιρεία κατά τη διάρκεια της ζωής της. Ωστόσο, όλα αυτά τα αρχεία και τα αντίγραφα καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο και θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ψηφιακή σας αποτελεσματικότητα με την πάροδο του χρόνου. Τις τελευταίες δεκαετίες, οι άνθρωποι καταναλώνουν ψηφιακά μέσα, όπως εικόνες, βίντεο, αρχεία ήχου, ταινίες και κινούμενα σχέδια, για να αναφέρουμε μερικά. Όλα αυτά καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο. Ενώ υπάρχουν πολλά περισσότερα διαθέσιμα στη σύγχρονη πληροφορική και στο cloud, μπορεί να κάνει τις διαδικασίες σας αργές και ανακριβείς εάν δεν διαχειριστείτε σωστά αυτόν τον τομέα.

Υπάρχουν πολλά στοιχεία γιατί η διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση. Δεν είναι απλώς η δυνατότητα οργάνωσης και εύρεσης κατάλληλου υλικού, αλλά και η αναγνώριση του στοιχείου που ταιριάζει καλύτερα σε έργα και καμπάνιες χωρίς να ψάξετε τα αρχεία.

Για τη διαχείριση αυτής της πτυχής, η διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων μπορεί να βοηθήσει.

Τι είναι η διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων;

Η διαχείριση ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων (DAM) είναι ένα λογισμικό διαδικασίας και διαχείρισης που επιτρέπει στις εταιρείες να ελέγχουν, να έχουν πρόσβαση και να οργανώνουν ψηφιακά στοιχεία εσωτερικά και εξωτερικά με συνεργάτες, προμηθευτές και πελάτες. Αυτή η επιχειρηματική διαδικασία αφορά την παροχή των σωστών πληροφοριών στα σωστά άτομα σε όλες τις συσκευές και γενικά σε πραγματικό χρόνο. Περιλαμβάνει επίσης την παρακολούθηση και τη μέτρηση της δέσμευσης περιουσιακών στοιχείων σε παγκόσμια κλίμακα. Αυτή η επισκόπηση της διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων προσφέρει λεπτομερή οδηγό για τη διαδικασία.

Λογισμικό DAM

Τα περισσότερα ψηφιακά στοιχεία αποθηκεύονται και αρχειοθετούνται όταν απαιτείται. Ωστόσο, αυτό μπορεί να γίνει ένας αναποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης των πάντων μόλις αυξηθεί ο αριθμός. Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε όλα τα ψηφιακά στοιχεία είναι χρησιμοποιώντας το λογισμικό DAM. Το λογισμικό που δημιουργήθηκε για ψηφιακά στοιχεία είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συμπληρώσετε τις εσωτερικές σας διαδικασίες. Σε βασικό επίπεδο, είναι μια βιβλιοθήκη του είδους. Ένα κεντρικό μέρος που χρησιμοποιείται για αποθήκευση, οργάνωση και πρόσβαση σε όλα όσα χρειάζεστε γρήγορα και εύκολα. Αυτό το λογισμικό παρέχει επίσης έναν ασφαλή τρόπο αποθήκευσης αρχείων και δεδομένων και το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα εσωτερικά συστήματα. Εν ολίγοις, αν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ψηφιακά στοιχεία, δεν θα πρέπει να ανησυχείτε για την απόκτηση της πιο ενημερωμένης έκδοσης του.

Ρύθμιση του ψηφιακού σας συστήματος διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων

Η ομορφιά του λογισμικού DAM είναι ότι εφαρμόζετε ροές εργασίας για να επιτρέπεται η πρόσβαση σε συγκεκριμένους χρήστες χωρίς περιορισμούς. Το λογισμικό σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστείτε ποιος βλέπει τα δεδομένα και πώς τα χρησιμοποιεί και διασφαλίζει ότι τα άτομα δεν ανεβάζουν στοιχεία χωρίς έγκριση. Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικούς τύπους λογαριασμών χρηστών, όπως να επιτρέψετε σε κάποιον πλήρη πρόσβαση για προβολή, λήψη και μεταφόρτωση στοιχείων ή άλλων λογαριασμών που έχουν βασικές δυνατότητες προβολής.

Ρύθμιση έργου

Ένα σύστημα διαχείρισης λογισμικού ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων θα πρέπει πάντα να λειτουργεί για την εταιρεία σας. Ενώ μια γενική διαδικασία μπορεί να είναι επωφελής για μικρότερες επιχειρήσεις, οι μεγαλύτεροι οργανισμοί θα χρειαστούν προσαρμοστικό λογισμικό για να διασφαλίσουν ότι είναι κατάλληλο για τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των αρχείων περιουσιακών στοιχείων σας. Ένας εξαιρετικός τρόπος για να το ρυθμίσετε είναι η τοποθέτηση περιουσιακών στοιχείων σε έργα. Εάν τα στοιχεία βρίσκονται σε φακέλους συνόλου για συγκεκριμένες καμπάνιες, τότε η ομάδα που εργάζεται σε αυτά απαιτεί πρόσβαση μόνο σε αυτές τις περιοχές του λογισμικού. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε την ευθύνη σε αυτήν την ομάδα για τη διαχείριση του συνολικού έργου από την έγκριση ψηφιακών στοιχείων, τη μεταφόρτωση και τη διασφάλιση ότι όλα είναι ενημερωμένα.

Χρήση λέξεων-κλειδιών

Οι λέξεις-κλειδιά είναι ζωτικής σημασίας για να βοηθήσουν όλους να βρουν γρήγορα τα στοιχεία που χρειάζονται. Ένα μέρος της διαχείρισης του Λογισμικό DAM δημιουργεί έναν δομημένο και συνεπή τρόπο για την επισήμανση των ψηφιακών στοιχείων στο σύστημα. Μπορεί να είναι χρήσιμο να συνεργαστείτε με τις ομάδες σας για να διασφαλίσετε ότι τα πάντα επισημαίνονται με φιλικό προς τον χρήστη τρόπο και σχετίζονται με το ψηφιακό στοιχείο. Μια άλλη σημαντική πτυχή είναι να διασφαλιστεί ότι είναι διαφανές. Βασικά, ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία λέξης-κλειδιού χωρίς πολλή ταλαιπωρία. Όλοι θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσουν τη διαδικασία και πώς να βρουν κάτι για να εξασφαλίσουν εξορθολογισμένα έργα.

Δημιουργία άλμπουμ

Μέσα στο σύστημα, θα υπάρχει συνήθως μια λειτουργία για τη δημιουργία προσωπικών ή κοινόχρηστων άλμπουμ. Αυτοί μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε στοιχεία ενεργητικού για ένα συγκεκριμένο έργο χωρίς να βομβαρδίσετε άλλα με άσχετες εκδόσεις στοιχείων. Παρέχει επίσης πρόσβαση σε όλους όσοι ενδέχεται να μην μπορούν να δουν στοιχεία στους κύριους φακέλους. Τα άλμπουμ είναι κατάλληλα για συγκεκριμένους χρήστες ομάδας και οποιονδήποτε εργάζεται μαζί σε εργασίες. Ωστόσο, τυχόν τελικές προσθήκες στοιχείων ενδέχεται να χρειαστεί να μετακινηθούν σε γενικούς φακέλους, ώστε να έχουν πρόσβαση όλοι σε αυτούς.

Γενικές συμβουλές διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων

Δώστε πρόσβαση μόνο όπου χρειάζεται

Για να βοηθήσετε στη διαχείριση του λογισμικού DAM και της εσωτερικής διαδικασίας, επιτρέψτε την πρόσβαση μόνο σε άτομα που το απαιτούν. Το ρητό «πολλοί μάγειρες χαλάνε τον ζωμό» μπορεί να συμβεί σε αυτά τα συστήματα, καθώς η έλλειψη συνέπειας μπορεί να προκαλέσει τον όλεθρο στα αρχεία και τις διαδικασίες σας.

Δημιουργήστε ένα τυποποιημένο σύστημα λέξεων-κλειδιών

Για να διασφαλίσετε ότι τα στοιχεία μεταφορτώνονται και είναι εύκολο να βρεθούν, δημιουργήστε ένα σύστημα λέξεων-κλειδιών που ακολουθεί ένα σταθερό μοτίβο. Αυτό θα διευκολύνει την κατανόηση και ο καθένας θα μπορεί να το πάρει.

Οργάνωση ανά έργο

Ενθαρρύνετε ένα σύστημα όπου τα ψηφιακά στοιχεία οργανώνονται ανά έργο. Αυτό θα βοηθήσει τους ανθρώπους να τα εντοπίσουν γρήγορα και θα διασφαλίσουν ότι οι σχετικές ομάδες έχουν πρόσβαση σε ενημερωμένα αρχεία.

Ενημερώσεις συστήματος

Πολλά συστήματα DAM βασίζονται πλέον σε cloud, επομένως οι ενημερώσεις και η γενική συντήρηση πραγματοποιούνται αυτόματα ανάλογα με τον πάροχο λογισμικού σας. Αυτές οι ενημερώσεις είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλίσετε ότι έχετε το καλύτερο διαθέσιμο λογισμικό για τα περιουσιακά σας στοιχεία. Επιπλέον, πτυχές όπως η ασφάλεια αλλάζουν πάντα, επομένως οι ενημερώσεις είναι ζωτικής σημασίας για να παραμείνετε ασφαλείς. Εάν διαθέτετε ένα σύστημα για το οποίο δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας επιτόπου, θα μπορούσε να είναι μια καλή στιγμή να σκεφτείτε τις επιλογές cloud καθώς μεγαλώνετε. Ο χώρος που απαιτείται για τα ψηφιακά στοιχεία μπορεί να γίνει εκτεταμένος και οι επιτόπιοι διακομιστές μπορεί να επιβραδυνθούν λόγω της πίεσης από όλα τα άλλα συστήματα που υπάρχουν. Επιλογές cloud μπορεί να κλιμακωθεί με την επιχείρησή σας. Μακροπρόθεσμα μπορούν να είναι πιο οικονομικά αποδοτικά όσον αφορά τις ενημερώσεις και τη συντήρηση που απαιτούνται για να διατηρηθούν τα πάντα αποτελεσματικά.

Μπορεί να φαίνεται λίγο τρομακτικό να εφαρμοστεί, αλλά μόλις ρυθμίσετε αυτόν τον τύπο συστήματος, θα αναρωτιέστε πώς τα καταφέρατε χωρίς αυτό!

παρόμοιες αναρτήσεις

Leave a Reply